Правила за упражняване правата на субектите на лични данни
Настоящите правила („Правила“) определят условията и реда, по който физическите лица, чиито лични данни се обработват от „ГОТМАР“ ЕООД („ГОТМАР“, „Ние“) могат да упражняват правата си съгласно законодателството за защита на личните данни.
Част 1: Общи принципи
1.1. ГОТМАР обработва и защитава личните данни, събрани при изпълнение на дейността му честно, законосъобразно и съобразно на целите, за които данните са събрани.
1.2. Служителите, които обработват лични данни за целите на трудови, граждански и други правоотношения, разпространение на нефтопродукти и други, сключване и изпълнение на задължения по договори с контрагенти като част от трудовите си задължения, спазват следните принципи при обработка на лични данни:
i) Личните данни се обработват законосъобразно и добросъвестно.
ii) Личните данни се събират за конкретни, точно определени и законни цели и не се обработват допълнително по начин, несъвместим с тези цели.
iii) Личните данни, които се събират и обработват при управлението на човешките ресурси, са съотносими, свързани с и ненадхвърлящи целите, за които се обработват.
iv) Личните данни са точни и при необходимост се актуализират.
v) Личните данни се заличават или коригират, когато се установи, че са неточни или непропорционални по отношение на целите, за които се обработват.
vi) Личните данни се поддържат във вид, който позволява идентифициране на съответните физически лица за период не по-дълъг от необходимия за целите, за които тези данни се обработват.
1.3. Служителите, които обработват лични данни преминават първоначално и периодични обучения за поверителност и се запознават с приложимото законодателство.
Част 2: Дефиниции
Изброените по-долу дефиниции имат следното значение:
„Лични данни“ означава всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;
„Приложимо законодателство“ означава законодателство на Европейския съюз и на Република България, което е относимо към защитата на личните данни;
„Профилиране“ означава всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение;
„Субект на данни“ означава физическо лице, което може да бъде идентифицирано пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;
„Регламент (ЕС) 2016/679“ означава Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общ регламент относно защитата на данните), обнародван в Официален вестник на Европейския съюз на 4 май 2016 г.
Част 3: Права на субектите на лични данни
Субектите на лични данни имат следните права относно техните лични данни:
i) Право на достъп;
ii) Право на коригиране;
iii) Право на преносимост на данните;
iv) Право на изтриване (право „да бъдеш забравен“);
v) Право да се иска ограничаване на обработването;
vi) Право на възражение срещу обработването на лични данни;
vii) Право на субекта на лични данни да не бъде обект на решение, основаващо се единствено на автоматизирано обработване, включващо профилиране.
Право на достъп
2.1. При поискване, ГОТМАР предоставя на субект на лични данни следната информация:
i) потвърждение дали ГОТМАР обработва личните данни на лицето или не;
ii) копие от личните данни на лицето, които се обработват от ГОТМАР, и
iii) обяснение относно обработваните данни.
2.2. Обяснението по чл. 2.1.(iii) включва следната информация относно обработваните от ГОТМАР лични данни:
i) целите на обработването;
ii) съответните категории лични данни;
iii) получателите или категориите получатели, пред които са или ще бъдат разкрити личните данни, по-специално получателите в трети държави или международни организации;
iv) когато е възможно, предвидения срок, за който ще се съхраняват личните данни, а ако това е невъзможно, критериите, използвани за определянето на този срок;
v) съществуването на право да се изиска коригиране или изтриване на лични данни или ограничаване на обработването на лични данни, свързани със субекта на данните, или да се направи възражение срещу такова обработване;
vi) правото на жалба до надзорен орган;
vii) когато личните данни не се събират от субекта на данните, всякаква налична информация за техния източник;
viii) съществуването на автоматизирано вземане на решения, включително профилиране, и информация относно използваната логика, както и значението и предвидените последствия от това обработване за субекта на данните;
ix) когато личните данни се предават на трета държава или на международна организация, субектът на данните има право да бъде информиран относно подходящите гаранции във връзка с предаването.
2.3. Обяснението относно обработваните данни включва информацията, което ГОТМАР предоставя на субектите на данни посредством уведомление за поверителност.
3.1. При искане от субекта на лични данни, ГОТМАР може да предостави копие от личните данни, които са в процес на обработване.
3.2. При предоставяне на копие от лични данни, ГОТМАР не може да разкрива следните категории данни:
i) лични данни на трети лица, освен ако същите не са изразили изричното си съгласие за това;
ii) данни, които представляват търговска тайна, интелектуална собственост или конфиденциална информация;
iii) друга информация, която е защитена съгласно приложимото законодателство.
3.3. Предоставянето на достъп на субекти на лични данни не може да влияе неблагоприятно върху правата и свободите на трети лица или да доведе до нарушаване на нормативно задължение на ГОТМАР.
4.1. Когато исканията за достъп са явно неоснователни или прекомерни, особено поради своята повторяемост, ГОТМАР може да начисли разумна такса въз основа на административните разходи за предоставяне на информацията или да откаже да отговори на искането за достъп.
4.2. ГОТМАР преценява за всеки отделен случай дали дадено искане е явно неоснователно или прекомерно.
4.3. При отказ за предоставяне на достъп до лични данни, ГОТМАР аргументира отказа си и информира субекта на данни за правото му да подаде жалба до КЗЛД.
Правото на коригиране
5.1. Субекти на данни могат да поискат личните им данни, обработвани от ГОТМАР, да бъдат коригирани, в случай че последните са неточни или непълни.
5.2. При удовлетворено искане за коригиране на лични данни, ГОТМАР уведомява другите получатели, на които са били разкрити данните (например държавни органи, доставчици на услуги), така че те да могат да отразяват измененията.
Право на изтриване (право „да бъдеш забравен“)
6.1. При поискване, ГОТМАР е задължен да изтрие лични данни, ако е налице някое от следните основания:
i) личните данни повече не са необходими за целите, за които са били събрани или обработвани по друг начин;
ii) субектът на данните оттегля своето съгласие, върху което се основава обработването на данните, и няма друго правно основание за обработването;
iii) субектът на данните възразява срещу обработването и няма законни основания за обработването, които да имат преимущество;
iv) личните данни са били обработвани незаконосъобразно;
v) личните данни трябва да бъдат изтрити с цел спазването на правно задължение на ГОТМАР;
vi) личните данни са били събрани във връзка с предлагането на услуги на информационното общество на деца по смисъла на член 8, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2016/679.
6.2. ГОТМАР не е задължен да изтрие личните данни, доколкото обработването е необходимо:
i) за упражняване на правото на свобода на изразяването и правото на информация;
ii) за спазване на правно задължение на ГОТМАР;
iii) по причини от обществен интерес в областта на общественото здраве в съответствие с член 9, параграф 2, букви з) и и), както и член 9, параграф 3 от Регламент (ЕС) 2016/679;
iv) за целите на архивирането в обществен интерес, за научни или исторически изследвания или за статистически цели съгласно член 89, параграф 1 от Регламент (ЕС) 2016/679, доколкото съществува вероятност правото на изтриване да направи невъзможно или сериозно да затрудни постигането на целите на това обработване; или
v) за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.
Право на ограничаване на обработването
7.1. Субектът на данните има право да изиска ограничаване на обработването, когато се прилага едно от следното:
i) точността на личните данни се оспорва от субекта на данните, за срок, който позволява на администратора да провери точността на личните данни;
ii) обработването е неправомерно, но субектът на данните не желае личните данни да бъдат изтрити, а изисква вместо това ограничаване на използването им;
iii) администраторът не се нуждае повече от личните данни за целите на обработването, но субектът на данните ги изисква за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
iv) субектът на данните е възразил срещу обработването на основание легитимния интерес на ГОТМАР и тече проверка дали законните основания на администратора имат преимущество пред интересите на субекта на данните.
7.2. ГОТМАР може да обработва лични данни, чието обработване е ограничено, само за следните цели:
i) за съхранение на данните
ii) със съгласието на субекта на данните;
iii) за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
iv) за защита на правата на друго физическо лице; или
v) поради важни основания от обществен интерес.
7.3. Когато субект на данните е поискал ограничаване на обработването и е налице някое от основанията по чл. 7.1. по-горе, ГОТМАР го информира преди отмяната на ограничаването на обработването.
Правото на преносимост на данните
8.1. Субектът на данните има право да получи личните данни, които го засягат и които той е предоставил на ГОТМАР, в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат.
8.2. При поискване, тези данни могат да бъдат прехвърлени на друг администратор, посочен от субекта на лични данни, когато това е технически осъществимо
8.3. Субектът на личните данни може да упражни правото на преносимост в следните случаи:
i) обработването е основано на съгласието на субекта на личните данни;
ii) обработването е основано на договорно задължение;
iii) обработването се извършва по автоматизиран начин.
8.4. Правото на преносимост не може да влияе неблагоприятно върху правата и свободите на други лица.
Право на възражение
9.1. Субектът на данните има право да възрази срещу обработване на негови лични данни от ГОТМАР, ако данните се обработват на едно от следните основания:
i) обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора;
ii) обработването е необходимо за цели, свързани с легитимните интереси на ГОТМАР или на трета страна;
iii) обработването на данни включва профилиране.
9.2. Администраторът прекратява обработването на личните данни, освен ако не докаже, че съществуват убедителни законови основания за неговото продължаване, които имат предимство пред интересите, правата и свободите на субекта на данни, или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.
Право на възражение срещу лични данни за целите на директния маркетинг
10.1. Когато се обработват лични данни за целите на директния маркетинг, субектът на данни има право по всяко време да направи възражение срещу обработване на лични данни за тази цел, включително по отношение на профилиране, свързано с директния маркетинг.
10.2. Когато субектът на данни възрази срещу обработване за целите на директния маркетинг, обработването на личните данни за тези цели се прекратява.
Право на човешка намеса при автоматизирано вземане на решения
11.1. В случаите, когато ГОТМАР взима автоматизирани индивидуални решения, включващи или изключващи профилиране, които пораждат правни последствия за физически лица или ги засягат в значителна степен по подобен начин, тези лица могат да поискат преразглеждане на решението с човешка намеса, както и да изразят гледната си точка.
11.2. ГОТМАР предоставя на физическите лица-обект на автоматизирано вземане на решения съществена информация относно използваната логика, както и значението и предвидените последствия от това обработване за лицето.
Част 4: Ред за упражняване на правата на субектите на лични данни
12.1. Субектите на лични данни могат да упражнят правата съгласно тези Правила като подадат искане на упражняване на съответното право.
12.2. Искане за упражняване на правата на субектите на лични данни могат да бъдат подадени по следния начин:
i) По електронен път на следния имейл адрес: personaldata@gotmar.com
ii) На място в офис на ГОТМАР
iii) По пощата на адреса на централния офис на ГОТМАР: България, 4190 Съединение ул.“Шипка“№3
12.3. Искането за упражняване на права на лични данни следва да съдържа следната информация:
i) Идентификация на лицето – име и ЕГН
ii) Контакти за обратна връзка – адрес, телефон, електронна поща
iii) Искане – описание на искането
13.1. ГОТМАР предоставя информация относно действията, предприети във връзка с искане за упражняване на правата на субектите, в срок от един месец от получаване на искането.
13.2. При необходимост този срок може да бъде удължен с още два месеца, като се взема предвид сложността и броя на исканията от определено лице. ГОТМАР информира лицето за всяко такова удължаване в срок от един месец от получаване на искането, като посочва и причините за забавянето.
13.3. ГОТМАР не е задължен да отговори на искане, в случай че не е в състояние да идентифицира субекта на данните.
13.4. ГОТМАР може да поиска предоставянето на допълнителна информация, необходима за потвърждаване на самоличността на субекта на данните, когато са налице основателни опасения във връзка със самоличността на физическото лице, което подава искане.
13.5. Когато искането е подадено с електронни средства, по възможност информацията се предоставя с електронни средства, освен ако субектът на данни не е поискал друго.